Test av norskutviklede Yoobits – kryptert fildeling i Nettskyen

Behovet for å dele filer som for eksempel dokumenter, regneark, PDF, bilder med mer ser bare ut til å øke. Mange benytter fortsatt den gamle måten å gjøre dette på, nemlig ved å sende nevnte filer som vedlegg i en e-post. Det er imidlertid en tidkrevende, usikker, og til tider uoversiktlig måte å dele på. Hvis så de som mottar filen skal foreta endringer på tilsendte dokument for deretter å returnere det, ja da får man raskt klassiske versjonsproblemer (hvem har siste versjon?). Det samme gjelder ...

fildeling ved hjelp av CD/DVD og ikke minst minnepinner, nylig omtalt i media som en sikkerhetsrisiko.

Nye måter å lagre og dele filer på

I de siste par åra har det kommet flere tjenester som tilbyr lagring og til dels deling av filer på Internett. Det som imidlertid bekymrer meg og sikkert mange andre brukere er sikkerheten. Greit nok så har disse tjenestene både passordkontroll og f.eks. https: tilkobling. Men fortsatt kan man føle et snev av usikkerhet etter å ha lastet opp diverse viktige dokumenter og bilder. Er de trygge? Er det bare jeg og eventuelt dem jeg har delt med som ser dem?

Mange tilbydere

Det finnes en rekke leverandører av fildelings- og samarbeidsprogrammer, mange nye kommer til og de fleste baserer seg på Nettskyen (the Cloud – klikk for definisjon).

Et nytt bidrag i så måte er det norskutviklede Yoobits, et produkt utviklet over noen år av firmaet Invenia AS i Tromsø. Yoobits ble bygget opp fra grunnen av, både når det gjelder den avanserte krypteringsteknologien og naturligvis brukergrensesnittet. I følge Invenia er tjenesten i stadig utvikling og nye funksjoner vil bli lagt til. Yoobits var inntil i vår i betaversjon, men ble i sommer lansert på markedet.

Yoobits - hjemmeside

Yoobits – sikker fildeling og trygt samarbeid online

Kort fortalt tar du i bruk tjenesten slik:

 Registrer deg på Yoobits hjemmeside, få tilsendt kode for nedlastning av programmet

Installer Yoobits på PC’en (programmet er utviklet for Windows-plattformen: XP/Vista/7)

Opprett deg selv som bruker, legg til andre Yoobits-brukere som du ønsker å samarbeide med

Last opp filer fra PC’en til Yoobits

Du kan begynne å dele dokumenter/filer med andre brukere, også brukere som ikke har Yoobits

Filene du laster opp til programmet blir lagret i Nettskyen, altså på store dataservere et sted i verden (i Yoobits tilfelle benytter de Amazon S3 som lagringsleverandør).

Kryptering

Det jeg ser som det viktigste skillet fra andre fildelingsverktøy jeg har sett på er at Yoobits krypterer filene før du laster dem opp til dine kataloger i Yoobits på Internett. Der forblir de krypterte, og kun du kan lese/redigere dem. Dermed skal ingen, verken utviklerne av Yoobits, nettlagringsleverandøren Amazon eller hackere kunne lese filene. Om du er på en usikker nettilkobling vil alikevel dine filer være krypterte. De er med andre ord sikre.

Samarbeide med andre brukere

Yoobits kan man naturligvis bruke på egenhånd for egne filer, nettopp for å ha et sikkert sted å lagre dem. Men tjenesten kommer til sin fulle rett når man begynner å samarbeide med andre brukere og deler dokumenter, prosjekter, regneark med mere.

Brukergrensesnitt

Yoobits er foreløpig kun på engelsk. Noen vil sikkert synes at det er en ulempe, men med et så enkelt og oversiktlig brukergrensesnitt så tror jeg de fleste greier å bruke programmet selv med engelske menyer. Tastatursnarveier gjør det enkelt å nå menyvalg for de som foretrekker å benytte tastaturet. Naturligvis kan du høyreklikke på filer og kataloger i Yoobits og foreta valg. Enkelt og oversiktlig er hovedinntrykket.

Login-vinduet i Yoobits

Oppstart og bruk

Når man starter Yoobits sjekker programmet automatisk etter oppgraderinger. Det er praktisk, sikkert og det skjer raskt. Deretter får man påloggingsbildet (over) hvor man skriver inn brukernavn og passord.

Passordsikkerhet

Man blir første gang gjort oppmerksom på at passordet er det kun du selv som kjenner til, i tillegg er det et sikkerhetsspørsmål så hvis du glemmer passordet kan du få generert et nytt. Ikke glem svaret på kontrollspørsmålet! Passordet lagres nemlig ikke i klartekst noe sted, du kan heller ikke få det tilsendt via e-post.

Man kan bruke Yoobits på flere PC’er

Fra påloggingsbildet kan man også eksportere konfigurasjonen. Det betyr at man kan installere Yoobits på flere PC’er, importere konfigurasjonen der og dermed ha tilgang på sine filer i Yoobits fra flere steder. Nyttig!

Hovedmenyen i Yoobits

Opplasting, speiling og deling av filer

Etter oppstart og pålogging i Yoobits kommer man rett inn i hovedbildet My files. Hovedmenyen er til venstre i vinduet i tillegg er det en menylinje øverst i vinduet. Dette skjermbildet viser en oversikt over dine filer, kataloger, kontakter og grupper i Yoobits på Internett. Herfra kan man så ved hjelp av menyvalg/snarveier laste opp filer fra PC’en og også opprette såkalte Mirrors.

Filopplastning

Man laster enkelt opp filer til Yoobits ved å klikke Add på menylinjen, deretter bla gjennom og velge hvilken fil/katalog man vil laste opp fra PC’en. Man kan laste opp flere filer/kataloger samtidig.

Yoobits støtter også drag&drop (dra&slipp) av filer, du kan dermed dra filer fra dine kataloger på PC’en og rett over til My files i Yoobits. Cut&paste (klipp&lim) støttes også, du kan høyreklikke på filene du vil flytte fra PC’en, velge Klipp, deretter gå til My files i Yoobits, høyreklikke og velge Lim inn. Raskt og enkelt!

Det er også tastatursnarveier for å laste opp henholdsvis filer eller kataloger. Skjermbildet under får du opp når du klikker Add eller benytter en av de andre valgene for å importere filer i Yoobits.

Dialogboksen du får opp ved å klikke Add (import files). Bildet er fra Windows 7.

Eksportere filer

Man kan eksportere filer eller hele filstrukturer fra My files i Yoobits og til PC’en. Alle data blir dekryptert på vei ut fra Yoobits og til dine kataloger på PC’en. Dette kan gjøres på samme måte som ved opplastning av filer, altså dra&slipp eller klipp&lim. Eller ved hjelp av menyvalget Organize/Export.

Speiling av kataloger

Mirrors er en avansert funksjon som gjør at du kan speile en katalog fra din PC og til Yoobits. Dermed vil filer du lagrer i den speilede katalogen på PC’en automatisk kopieres til den speilede katalogen i Yoobits på Internett; begge katalogene har identisk innhold. Gjør du endringer på en fil i den speilede katalogen på PC’en så blir filen i den speilede katalogen i Yoobits på Internett automatisk oppdatert. Veldig praktisk og ingen versjonsforvirringer. Den speilede katalogen i Yoobits på Internett er naturligvis kryptert. Man setter opp et slikt Mirror enkelt ved å velge menyvalget Organize, deretter Configure Mirrors. Så velger du katalogen som skal speiles fra PC’en, deretter klikker du OK. Katalogspeilingen er aktiv.

Kontakter og deling

Man oppdager fort behovet for å dele med andre, og det er som jeg har nevnt det jeg oppfatter som hovedfunksjonen til Yoobits. I menyvalget Contacts (se bilde under) kan man enkelt legge til andre Yoobits-brukere. Disse får så et varsel om at du har lagt dem til, og etter å ha godtatt deg kan dere sette i gang samarbeidet. I dette skjermbildet kan man se detaljer om brukeren (profilbilde, navn, firma, adresse, nettside med mer), hvilke filer man har delt med vedkommende og motsatt.

Contacts

Man deler en fil enkelt ved å høyreklikke på filen i My files og velge Share. Så må man oppgi hvilke rettigheter mottakeren skal ha (Reader (kun lese), Contributor (lese og skrive), Author (lese, skrive og slette). Så får man opp en oversikt over sine kontakter, man velger hvem av dem man vil dele med, deretter kan man skrive en beskjed som de får i det øyeblikket de åpner din invitasjon i Yoobits. Du kan f.eks. forklare hvilket dokument det er, hvorfor du deler og så videre. Det blir automatisk generert en e-post som varsler om delingen, slik at vedkommende får beskjed selv om hun/han ikke er pålogget Yoobits. Praktisk!

Deler du en katalog med noen så vil filene du legger til i katalogen i ettertid også bli delt, du slipper dermed å foreta en ny deling.

Dele med de som ikke bruker Yoobits – One Click Sharing (beta)

Ønsker du å dele med brukere som ikke har Yoobits så gjør du det ved å høyreklikke på filen/katalogen, velge Share Online, i neste bilde skriver man inn e-postadressen til den du vil dele med. Du kan også her skrive en beskjed til mottakeren. Vedkommende får en link og en krypteringsnøkkel i sin e-postmelding, klikker på linken og kommer til en nettside hvor hun/han får tilgang på filen/katalogen ved å oppgi krypteringsnøkkelen. Man kan tidsbegrense en slik deling, og også begrense hvor mange ganger vedkommende skal få laste ned den krypterte fila.

I følge Invenia skal sikkerheten i One Click Sharing forbedres når denne tjenesten er ute av beta, slik at nøkkelen for å få tilgang på delingen enten blir sendt som SMS eller i en separat e-post.

Arbeide med filer

Du åpner en fil ved å dobbelklikke på den. Filen åpnes i programmet den er tilknyttet til (laget i), eller i et kompatiblet program. Filene har et ikon som viser om de er PDF, Word, OpenOffice eller annen type fil. Praktisk!

I tillegg finnes menyvalget Open på menylinja. Klikker du der får du en oversikt over hvilke program du kan åpne filen i. Dette får du også tilgang til ved å høyreklikke og velge Open with.. .

Øverst menyvalget Open, nederst høyreklikk og Open With...

Når du er ferdig med ditt arbeide på dokumentet/fila, klikker du bare Lagre i vedkommende program, og filen blir trygt lagret i Yoobits igjen på Internett.

Eksempel på bruk

La oss si at du jobber med en presentasjon på jobb, du laster denne opp i din Yoobits, hvor du jobber videre med den. Du avslutter arbeidsdagen og kommer hjem utpå kvelden. Så kommer du på at du skulle ha endret noe i presentasjonen. Du logger deg på PC’en hjemme, starter Yoobits og åpner presentasjonen. Så kan det tenkes at du ønsker at en av dine medarbeidere skal bidra med tekst/bilder i presentasjonen. Du deler fila fra Yoobits med vedkommende, hun/han åpner den i Yoobits på sin PC, gjør endringer og lagrer. Du kan deretter gå gjennom endringene i ro og fred i Yoobits på din egen PC. Hjemme eller på jobben.

Yoobits gir muligheter til enkel og praktisk fildeling og samarbeid, uten masse e-post-kommunikasjon og versjonsforvirringer.

Kommentere filer

En fin funksjon jeg la merke til var muligheten til å kommentere filer. Som tidligere nevnt kan du skrive en kommentar når du deler en katalog eller fil. I tillegg kan man i ettertid kommentere filer i Yoobits. Det er en veldig nyttig funksjon som gjør at man kan kommentere underveis på filer i for eksempel et prosjekt man samarbeider på.

Enkelt å kommentere på filer

Menyvalget Activities

Kommentarer (se over) som blir lagt til følger som nevnt filen, og man kan se slike og andre filaktiviteter i menyvalget Activities i hovedmenyen:

Andre funksjoner

Man kan definere grupper av Yoobits-brukere (f.eks. prosjektgruppe, styre, avdeling), slik at man kan dele filer med flere samtidig. Man definerer en gruppe ved å klikke My Groups i hovedmenyen til venstre i skjermbildet (under).

Her er også valg for å sjekke Activities (nevnt over), Shares (viser hvilke filer du har delt), Trash can (søppelboks) hvor slettede filer blir plassert. Disse kan gjenopprettes. Det er også et valg som heter Requests (en slags innboks) hvor delingsforespørsler blir plassert.

Hovedmenyen i Yoobits

Legg også merke til menylinjen øverst hvor du kan foreta en rekke valg. Disse menyvalgene og valg i undermenyene kan enkelt nås med hurtigtaster på tastaturet. Helt til høyre på linjen er valget Feedback (vises ikke i bildet over), hvor du kan gi tilbakemeldinger og forslag til forbedringer i Yoobits.

Hastighet

Hastighet er viktig når man laster opp/ned filer til/fra Internett. Dette gjelder naturligvis også Yoobits. Det virker som at utviklerene har gjort en god jobb, fordi krypteringsarbeidet skjer uten at man merker det. Riktignok er det en “progress bar” som viser fremdriften og anslår hvor lang tid opp/nedlastningen og kryptering/dekrypteringen tar.

Det er viktig å poengtere at det er hastigheten på din Internett-linje som er avgjørende for hvor raskt opp- og nedlastninger skjer.

Om krypteringen

I følge Invenia benytter Yoobits en kombinasjon av symmetrisk kryptering (AES) og asymmetrisk kryptering (RSA). I Yoobits krypteres alle filer med hemmelige nøkler som er unike pr. fil. Videre benyttes avanserte krypteringsfunksjoner for å kryptere de hemmelige nøklene. Alt dette foregår i bakgrunnen. Heldigvis!

Oversikt over benyttet lagringsplass

Menyvalget My Yoobits gir deg en oversikt over hvor stor lagringsplass du benytter, hvor mye som er igjen, hvor stor trafikk du har brukt, hvor mye som er igjen. I tillegg vises det hvor mye plass Trash can tar. Lurt å tømme den med jevne mellomrom.

My Yoobits

Nyttig og sikkert verktøy

Dette har vært en rask gjennomgang av samarbeidsverktøyet Yoobits. Kryptering er nøkkelordet; filene dine er sikre! Yoobits kan være nyttig for enkeltpersoner rett og slett for sikker fillagring, men som nevnt kommer det til sin fulle nytte når det skal samarbeides. ikke bare internt i en bedrift men over store avstander. Prosjektsamarbeid, advokater, regnskapkontor, arkitekter, journalister, her er det vel bare fantasien som setter en stopper.

Pris – pakkeløsninger og skreddersydd

På Yoobits hjemmeside er det tilgjengelig en gratis prøveversjon som varer i 30 dager. Deretter kan du gå over på betalt versjon. Her opererer Yoobits med flere pakker pluss skreddersydde løsninger. Du kan velge fra mellom 5 GB til 149,-/mnd og opp til 20 GB til 399,-/mnd. Mere lagringsplass kan avtales.

Prisene er noe høyere enn enkelte konkurrerende tjenester, men her er det viktig å huske på at Yoobits ikke er en ren lagringstjeneste for for eksempel plasskrevende musikk og bilder (selv om det kan brukes til det), men heller en tjeneste for deling av mindre plasskrevende filer som dokumenter og slikt. Dermed kommer du langt med 5 GB. I tillegg synes jeg sikkerheten som krypteringen gir er verdt prisen i forhold til enkelte andre tjenester. Den unike One Click Sharing-funksjonen gir også merverdi.

Oppsummering

Kort oppsummert vil jeg si følgende:

- Rask og enkel installasjon

- Filene blir kryptert FØR de lastes opp til Yoobits på Internett

- Oversiktlig brukergrensesnitt

- Dra&slipp pluss klipp&lim kan brukes ved importering av filer

- Mulig å skrive kommentarer til filer

- Mulig å dele filer/kataloge

Hide